展示会で使用する消耗品や備品類をチェックする
展示会を成功させるためには、事前準備が欠かせません。特に、展示会で使用するものを過不足なく準備することも大切にしたいものです。展示会では、装飾や大きな備品類は施工会社などに外注することが多いため、会場準備自体は展示会が開かれる2日ほど前から始められていますが、実際に主催者側が会場で準備を始めるのは1日前となることが多いようです。展示会開催当日に必要な消耗品や備品類を前日までに届けられるように手配することも会場準備に欠かせない作業となります。その際、展示会で実際に使用するパンフレットやノベルティ、照明やパソコン類などとともに、LANケーブルや延長コード、ボールペンなどの消耗品類は余分に持っていくと展示会当日のトラブルに即座に対応することができます。
展示会ブースの効果性をチェックする
展示会前日に会場入りすると、施工会社による自社のブースの設営がほぼ終わり、後はパネルや営業用パンフレット、自社商品などを設置する作業に入ります。ブース全体を整えるために大切になるのは、来場者の視点で配置をチェックしながら作業を進めることです。展示会には多くの企業が参加しているので、その中で自社の展示ブースに目を留め、興味を持ってもらうためには、入りやすいと感じる配置となっているか、設置するパネルは遠くから見ても目立つか、特に宣伝したい商品やサービスに注意が向くかなどの点を距離や角度を変えて見ていきます。そして、配置作業中は意外にホコリやごみが出るものなので、最後に拭き掃除や掃き掃除を忘れないようにすることで、清潔感ある展示ブースに仕上げます。
展示会の施工は、3、4ヶ月前には施工会社を決めましょう。デザインやコンセプトを理解してくれる会社かどうかを見極めることが重要です。
